إن اعداد خطة لادارة المنشآت يتطلب تكلفة مادية
باهظة خاصة اذا كأنت المنشأة من الشركات الكبرى اما المنشآت الصغرى فتتميز بمزايا
تساعجها على تخفيض تكاليف اعداد الخطة.
هى اولا تتميز بمحدودية أنتاجها او خدمتها كما
تتميز بقلة موظفيها اضافة الى أنها تخدم قطاعا اصغر في السوق وبالتالى فأنها
تستطيع بسهولة تحديد اهدافها كما أنها تستثمر وقتا واموالا ومعلومات اقل بكثير مما
يتطلبه الامر بالنسبة للشركات الكبرى
وفى جميع الاحوال فأن اعداد اى خطة يتطلب المعايير
التالية:
1 أن تكون الخطة بسيطة
2 أن تكون الخطة دقيقة
3
أن تكون الخطة عملية ومفيدة
لتحقيق هذه المعايير فى منشأة كبرى فأن الامر
يتطلب جمع معلومات كثيرة مما يؤدى احيانا الى فقدأن الدقة الامر الذى يجبرها على
الستعأنة بالحاسب الالى لاجراء تحليل دقيق للمعلومات وما يصاحب ذلك من استثمارات
مالية باهظة لأنشاء الأنظمة الحاسوبية وصيانتها.
اما بالنسبة للمنشآت الصغيرة والتى لا تملك الامكأنات
الباهظة لاسثمارها فى اعداد الخطة فأنها تقوم بعملية التحطيط على اساس مبدأ
(المنفعة و التكلفة) فزيادة كمية المعلومات عن الحد الكافى لاعداد الخطة سيزيد من
التكلفة المالية وقد يزيد من نسبة الخطأ او عدم وضوح النتائج المستخلصة.
تعريف التخطيط :
ردحذفالتخطيط هو الخطوة الأولى في العملية الإدارية حيث تحدد فيه الإدارة ما تريد أن تعمل وماذا يجب عمله ، وأين ، وكيف ، وما هي الموارد التي تحتاج إليها لإتمام العمل ، وذلك عن طريق تحديد الأهداف ووضع السياسات المرغوب تحقيقها في المستقبل وتصميم البرامج وتفصيل الخطوات والإجراءات والقواعد اللازمة في إطار زمني محدد وبياني محسن في ضوء التوقعات للمستقبل والعوامل المؤثرة المحتمل وقوعها .
أهمية التخطيط :
للتخطيط أهمية بالغة ، حيث إنه المنهج العلمي لسير العمل في ضـــوء خطــوات متتابعة
وتحليل المتغيرات الحاضرة التي تلعب دوراً رئيسياً وملموساً وفي هذا يقول فايول : ( إن التخطيط يعني التنبؤ بما سيكون عليه المستقبل مع الاستعداد لهذا المستقبل ).
فوائد التخطيط السليم:
1- تحديد الأهداف :
لا بد من تحديد الهدف أو الأهداف لأنها النهايات أو النتائج المطلوب تحقيقها في المستقبل ،
2- التنبؤ بالمستقبل :
إن ما يخفيه الغيب والمستقبل لنا لا يعلمه إلا الله ، ولكن دراسة العوامل والمتغيرات التكنولوجية والاقتصادية وإعداد خطة منظمة منطقية تساعد على درء الخطر المتوقع وتفادي ما يحتويه المستقبل من مشكلات .
3- الترابط المنطقي للقرارات :
إن بلورة الأهداف ووضوحها يؤدي إلى الترابط بين القرارات الصادرة و الأهداف الكلية والأساسية للمنظمة بصفة عامة .
4-التنسيق :
يساعد التخطيط على تنسيق الجهود البشرية بحيث تصب جميع الأهداف الفـــرعية في
الهدف الرئيسي للمنظمة ، وبذلك تتضافر جميع الجهود وتتوحد في سبيل تحقيق الغاية .
5-الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة :
يساعد التخطيط على الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة من عناصر الإنتاج ( الموارد المالية ، القوى البشرية ، المواد الخام ، الإدارة ) بحيث نحصل منها على أكبر منفعة ممكنة بأقل تكلفة ممكنة .
أولاً : الأساس الزمني :
وينقسم التخطيط وفقاً للفترة الزمنية التي تستغرقها الخطة إلى ثلاثة أنواع هي :
1- التخطيط قصير الأجل :
وهو الذي يحاول أن يخطط لفترة لا تزيد عن سنتين في أطول الحالات وغالباً ما تكون الفترة المحددة سنة واحدة فقط أو أقل ، وهذا النوع من التخطيط يتعلق بالمستقبل القريب .
2- التخطيط متوسط الأجل :
وهو الذي يغطي فترة تتراوح في معظم الأحيان بين ثلاث وخمس سنوات ، أما المدى المألوف لمثل هذه الخطط عادة فهو التخطيط لمدة خمس سنوات ، ويقصد بالتخطيط – متوسط الأجل – ذلك الذي يغطي أكثر من سنة وحتى خمس سنوات .
التخطيط طويل الأجل :
يهدف هذا النوع من التخطيط إلى وضع خطط لفترة زمنية طويلة المدى وعادة تستغرق أكثر من خمس سنوات إلى عشرين سنة مقبلة أو أكثر.
3- وللتخطيط طويل الأجل فوائد كثيرة منها :
أ – إن النظرة الطموحة والمستقبلية ذات الهدف البعيد تقلل من حدة المصاعب التي تنشأ خلال فترة التنفيذ في المدى القصير .
ب- تجعل التطور يسير في خطى مدروسة ، ويطبق وينفذ بشكل تدريجي .
ج- تسهل على الناس المتأثرين بالتخطيط التطويري عملية التعايش والتأقلم معه .
2-التخطيط التنظيمي :
ويتعلق بوضع الهياكل والخرائط التنظيمية وتحديد طريقة سير العمل وطرق الاتصالات بين أقسام المنظمة ووحداتها .
مقومات التخطيط :
تقوم عملية التخطيط تقوم على أربعة عناصر أو ( مقومات ) أساسية هي على النحـو التالي :
1- تحديد الأهداف :
2- التنبؤ ( Prediction ) :
يقصد به محاولة تعرف ما سيحدث في المستقبل من تغيرات طارئة في البيئة المحيطة بالمنظمة ،
3- السياسات الإدارية ( Policy Admministrative ) :
يقصد بها مجموعة القواعد والنظم والمبادئ والقوانين واللوائح التي ترسمها وتصنعها الإدارة العليا للمنظمة
4- تحديد إجراءات وطرق العمل :
والله الموفق ،،،،
التخطيط في المنشآت الصغرى يكون أكثر مرونة بعكس الكبرى لأنه لامجال للخطأ فتتطلب دقة أكبر.
ردحذف